«17» ноября 2021 г. принят Государственной Думой, «19» ноября 2021 г. одобрен Советом Федерации, Федеральный закон от «22» ноября 2021 г. за № 377-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации» (далее «Федеральный закон о кадровом электронном документообороте»).
Федеральным законом о кадровом электронном документообороте дополнена Глава 2 Трудового кодекса Российской Федерации (статьи 22.1 – 22.3), в части электронного документооборота в сфере трудовых отношений, под которым понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев (документов), предусмотренных ст. 22.2. и 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации. К таким случаям (документам) законодатель относит следующее:
– Приказ об увольнении работника (защищает сотрудника от недобросовестных действий работодателя в части применения сроков исковой давности);
– Акты, фиксирующие несчастные случаи (обосновывается невозможностью физически проставить необходимые подписи всех лиц (представителей государственных органов) участвующих в расследовании);
– Журналы инструктажей (защищает сотрудника от недобросовестных действий работодателя).
Введение работодателем электронного документооборота состоит из следующих этапов:
- Издание локальных нормативных актов, которыми регламентируется порядок электронного документооборота, сроки введения его во взаимоотношения работодателя и работника;
- Получение письменного согласия работников на ведение электронного документооборота;
- Получение мнения профсоюзной организации (в случае её наличия).
По результатам приведенных выше этапов, работодатель, в отношении работников выразивших своё согласие, переводит свои взаимоотношения с работником в электронно-правовое поле.
С работниками, которые отказались от электронного документооборота, или не предоставили какого-либо ответа, работодатель осуществляет документооборот на бумажном носителе.
Работники, которые отказались или не предоставили какого-либо ответа, в дальнейшем могут перейти на электронный документооборот, направив работодателю соответствующее согласие. Однако, указанное правило не имеет обратной силы, например: работники, изначально выразившие свое согласие на переход на электронный документооборот, в дальнейшем не смогут перейти на бумажный документооборот, законодатель такой возможности не предусмотрел.
Преимущества в электронном документообороте для работника заключаются в следующем:
– Имеет право выбора – соглашаться или не соглашаться на электронный документооборот;
– Имеет право получать документы, подписанные электронной подписью, на бумажном носителе;
– Получение электронно-цифровой подписи на имя работника за счет работодателя;
– Имеет право использовать ранее полученную электронно-цифровую подпись;
– Имеет право требовать от работодателя предоставить документы, подписанные в электронном виде, через Госуслуги.
В отношении работников, находящихся на дистанционном режиме работы, законодатель оставил право выбора: или перейти на электронный документооборот или взаимодействовать с путем подписания простой электронной подписью (например: при получении задания от работодателя по электронной почте, достаточно уведомить о принятии задания в работу путем направления ответного письма).
Хранение, обмен и подписание документов возможен путем использования цифровой платформы «Работа в России» или иной электронной системы (разработанной работодателем или приобретенной у сторонней организации).
На текущий момент указанные изменения являются правом, а не обязанностью работодателя.
Автор: Анатолий Кравченко